Organiser et traiter pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation d'informations administratives, de documents et de communications variées. Assurer le suivi de leurs relations internes / externes et celui des dossiers liés à la structure professionnelle

Autres appelations rencontrées

Secrétaire / assistant(e)

Compétences

Accueillir, renseigner, orienter des personnes / groupes / publics (salariés, clients, fournisseurs, prestataires, visiteurs...)
Conduire un entretien téléphonique
Rédiger, saisir et mettre en forme des documents (courrier, compte-rendu, procès-verbal, rapport...) en utilisant les outils / logiciels bureautiques dédiés
Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Discerner les informations confidentielles de celles qui peuvent étre communiquées en interne / externe
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
évaluer la pertinence / la véracité des données et / ou des informations
Travailler en équipe / en réseau
S'exprimer dans une langue étrangère
élaborer, adapter et optimiser le planning de rendez-vous et de déplacements d'un manager / responsable
Utiliser les outils bureautiques et logiciels dédiés

Activités

Classement et archivage des documents et des piéces relatives à l'activité
Accueil des personnes (patients, usagers, familles, fournisseurs etc.), physique et / ou téléphonique
Réalisation d'activités administratives : réservation de salles, de déplacements et d'hébergement, suivi de dépenses, de frais ou factures, de budget, gestion / stockage des commandes de matériels, organisation de réunions / visites / conférences / manif
Prise de notes (orales / écrites), saisie / mise en forme / rédaction de courriers et documents sur ordinateur
Rédaction / élaboration / mise en forme de dossiers spécifiques
Prise de rendez-vous / gestion des agendas / des plannings d'activité
Reproduction et diffusion de documents / dossiers / notes / informations variées...
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine d'activité (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage...)
Recherche et mise à jour d'informations, de données, de tableaux dans son domaine d'activité

Connaissances

Techniques rédactionnelles
Bureautique
Langue(s) étrangère(s)
Techniques administratives et de secrétariat
Techniques relations interpersonnelles / de communication
Organisation et fonctionnement interne de la structure / de l'établissement
Techniques de classement et d'archivage

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Secrétaire / assistant(e)

Activités

	Secrétaire / assistant(e)
Classement et archivage des documents et des piéces relatives à l'activité
Accueil des personnes (patients, usagers, familles, fournisseurs etc.), physique et / ou téléphonique
Réalisation d'activités administratives : réservation de salles, de déplacements et d'hébergement, suivi de dépenses, de frais ou factures, de budget, gestion / stockage des commandes de matériels, organisation de réunions / visites / conférences / manif
Prise de notes (orales / écrites), saisie / mise en forme / rédaction de courriers et documents sur ordinateur
Rédaction / élaboration / mise en forme de dossiers spécifiques
Prise de rendez-vous / gestion des agendas / des plannings d'activité
Reproduction et diffusion de documents / dossiers / notes / informations variées...
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine d'activité (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage...)
Recherche et mise à jour d'informations, de données, de tableaux dans son domaine d'activité

Connaissances

	Secrétaire / assistant(e)
Techniques rédactionnelles	3
Bureautique	2
Langue(s) étrangère(s)	3
Techniques administratives et de secrétariat	2
Techniques relations interpersonnelles / de communication	2
Organisation et fonctionnement interne de la structure / de l'établissement	3
Techniques de classement et d'archivage	2

Compétences

	Secrétaire / assistant(e)
Accueillir, renseigner, orienter des personnes / groupes / publics (salariés, clients, fournisseurs, prestataires, visiteurs...)
Conduire un entretien téléphonique
Rédiger, saisir et mettre en forme des documents (courrier, compte-rendu, procès-verbal, rapport...) en utilisant les outils / logiciels bureautiques dédiés
Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Discerner les informations confidentielles de celles qui peuvent étre communiquées en interne / externe
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
évaluer la pertinence / la véracité des données et / ou des informations
Travailler en équipe / en réseau
S'exprimer dans une langue étrangère
élaborer, adapter et optimiser le planning de rendez-vous et de déplacements d'un manager / responsable
Utiliser les outils bureautiques et logiciels dédiés